Maintenant que nous avons une vision, il faut s’organiser pour qu’elle se réalise. Deux actions sont nécessaires : la communiquer et la planifier. Communiquer la vision est un processus continu qui commence par la présentation initiale du projet et se poursuit par une stratégie d’interactions continuelles. La planification se fait avec les membres de l’équipe qui développeront les stratégies nécessaires pour que la vision se réalise.
Communication de la vision
Il est important de préciser que le « commanditaire » (le client principal, celui qui a commandé le projet) doit être à l’aise avec la vision. Elle doit lui être présentée pour s’assurer qu’elle est en concordance avec les valeurs et les attentes de ce dernier. Parfois, c’est lui-même qui développera et communiquera la vision à l’équipe. Dans tous les cas, il doit être d’accord avec la vision, il doit la faire sienne et la promouvoir.
Le plus souvent, la vision est présentée au lancement du projet par le chef de projet. Elle n’a pas besoin d’être écrite. Cependant, elle doit être claire et statuer explicitement les normes qui sont attendues. Par exemple, si l’on doit répondre aux demandes du client en deçà de 24 heures, ça doit être clair pour tout le monde.
Certains leaders ont un talent inné d’orateur. Ils pourront l’utiliser à bon escient lors du lancement du projet pour communiquer la vision d’une manière positive et motivante. Pour ceux qui n’ont pas ce talent naturel, l’utilisation de tableaux ou d’images pourra compenser le manque de bagou. Naturellement, c’est le moment d’affirmer l’importance du projet pour l’organisation et comment les membres de l’équipe profiteront de ce projet (développement de compétences, promotions…).
La vision doit être présentée à chaque membre de l’équipe et la présentation peut être personnalisée. Il peut être pertinent d’insister sur certains aspects avec certaines personnes alors d’autres seront concernés par d’autres aspects. La vision doit être présentée tout au long du projet et de différentes façons; ce peut être par des mémos, des bulletins d’information, lors des réunions d’équipe, lors de rencontres individuelles. Elle doit être présentée souvent durant la phase de planification, lorsque de nouveaux membres se joignent à l’équipe et lorsque l’on donne du feedback sur la performance.
Planification de la vision
La première chose à faire est de présenter des objectifs spécifiques reliés à la vision. Une façon simple de le faire est de partir des déclarations « ce serait merveilleux si… » (Voir article : comment développer une vision). Par exemple, « Ce serait merveilleux si le site Internet gagnait le prix du plus beau site dans notre secteur d’activité. », deviendra : « notre site Internet gagne le prix du plus beau site de notre secteur ». Ensuite, le travail consiste à développer des stratégies pour accomplir chacun des objectifs.
Ainsi, la planification ne consiste plus à trouver comment faire le travail, mais à trouver comment atteindre les objectifs.
Avez-vous d’autres exemples à partager sur la réalisation de la vision?
Ce blogue est inspiré du livre : Project Leadership, form theory to practice; Pinto, Thomas, Trailer, Palmer and Govekar; Project Management Institute; 1998.
Ce blogue est le septième d’une série que j’ai écrite sur la vision. Allez à http://fr.gerardperron.com/blog/ et cliquez sur les archives.
Expert-conseil en développement économique et organisationnel
Gérard Perron, PMP 