UN TABLEAU DE BORD RASSEMBLEUR

Il se dit beaucoup de choses sur les tableaux de bord, mais rarement on insiste sur son utilité comme outil rassembleur. Que ce soit pour la gestion d’une organisation ou pour la gestion d’un projet, l’utilité d’un tableau de bord est incontestable. Ce dernier est régi par quelques règles de base. Il doit être :

• clair
• visuel
• être limité à quelques indicateurs clés
• présenter les écarts aux objectifs ou aux normes
• être personnalisé aux clientèles visées (conseil d’administration, équipe de direction, équipe de projet…)

Lorsque je conduis ma voiture, je n’ai pas besoin de savoir la pression d’air dans mes pneus ou ce qui se passe à l’intérieur de mon moteur. Par contre, j’ai besoin de connaître ma vitesse, le volume d’essence qui me reste, si mes clignotants fonctionnent et aussi d’être avertis s’il y a un problème majeur avec le moteur ou les freins, etc. Le tout doit être facile à lire et très visuel.

Si je suis responsable des ressources humaines, j’aurai besoin de savoir le roulement de personnel, l’absentéisme, les dépenses de formation en fonction des prévisions, etc. Ce sont donc des données personnalisées à mes besoins.

Le tableau de bord a aussi une utilité au niveau des communications entre les unités de l’organisation ou entre les membres d’un projet qui travaillent sur des aspects différents. Cette fonction de cohésion est souvent négligée. Il est en effet rare que l’on présente le tableau de bord comme un outil rassembleur. Comme la cohésion d’une équipe et d’une organisation est une préoccupation des leaders, l’utilisation du tableau de bord est intéressante à analyser.

L’information contenue dans le tableau de bord est utile pour aider à comprendre les principaux développements ou les principales préoccupations d’unités avec lesquelles nous sommes moins impliquées. Par exemple, l’évolution de la satisfaction de la clientèle qui est une donnée clé pour le service de mise en marché est aussi une information importante pour le responsable de la production dont les produits ou les services seront utilisés par les clients. Le développement des compétences qui est une donnée clé pour les ressources humaines a une relation avec la qualité des produits et services qui est une préoccupation plus particulière pour la mise en marché.

Nous pouvons ainsi constater que l’information véhiculée par le tableau de bord pourra avoir comme effet de créer des solidarités entre les responsables de secteurs différents. Dans ce sens, il sera intéressant de mobiliser les responsables de différents départements pour créer le tableau de bord qui sera utilisé par l’ensemble. Cet exercice oblige chacun à présenter ses priorités et à comprendre celles des autres. La confection du  tableau de bord aura permis de mieux saisir les différentes préoccupations et son utilisation permettra de rappeler les préoccupations et mieux comprendre leur évolution.

Utilisez-vous beaucoup de tableaux de bord?

Quels sont les principaux indicateurs présentés?

Gérard Perron, PMP

www.gerardperron.com