Maintenant que nous avons une vision, il faut s’organiser pour qu’elle se réalise. Deux actions sont nécessaires : la communiquer et la planifier. Communiquer la vision est un processus continu qui commence par la présentation initiale du projet et se poursuit par une stratégie d’interactions continuelles. La planification se fait avec les membres de l’équipe qui développeront les stratégies nécessaires pour que la vision se réalise.

Communication de la vision

Il est important de préciser que le « commanditaire » (le client principal, celui qui a commandé le projet) doit être à l’aise avec la vision. Elle doit lui être présentée pour s’assurer qu’elle est en concordance avec les valeurs et les attentes de ce dernier. Parfois, c’est lui-même qui développera et communiquera la vision à l’équipe. Dans tous les cas, il doit être d’accord avec la vision, il doit la faire sienne et la promouvoir.

Le plus souvent, la vision est présentée au lancement du projet par le chef de projet. Elle n’a pas besoin d’être écrite. Cependant, elle doit être claire et statuer explicitement les normes qui sont attendues. Par exemple, si l’on doit répondre aux demandes du client en deçà de 24 heures, ça doit être clair pour tout le monde.

Certains leaders ont un talent inné d’orateur. Ils pourront l’utiliser à bon escient lors du lancement du projet pour communiquer la vision d’une manière positive et motivante. Pour ceux qui n’ont pas ce talent naturel, l’utilisation de tableaux ou d’images pourra compenser le manque de bagou. Naturellement, c’est le moment d’affirmer l’importance du projet pour l’organisation et comment les membres de l’équipe profiteront de ce projet (développement de compétences, promotions…).

La vision doit être présentée à chaque membre de l’équipe et la présentation peut être personnalisée. Il peut être pertinent d’insister sur certains aspects avec certaines personnes alors d’autres seront concernés par d’autres aspects. La vision doit être présentée tout au long du projet et de différentes façons; ce peut être par des mémos, des bulletins d’information, lors des réunions d’équipe, lors de rencontres individuelles. Elle doit être présentée souvent durant la phase de planification, lorsque de nouveaux membres se joignent à l’équipe et lorsque l’on donne du feedback sur la performance.

Planification de la vision

La première chose à faire est de présenter des objectifs spécifiques reliés à la vision. Une façon simple de le faire est de partir des déclarations « ce serait merveilleux si… » (Voir article : comment développer une vision). Par exemple, « Ce serait merveilleux si le site Internet gagnait le prix du plus beau site dans notre secteur d’activité. », deviendra : « notre site Internet gagne le prix du plus beau site de notre secteur ». Ensuite, le travail consiste à développer des stratégies pour accomplir chacun des objectifs.

Ainsi, la planification ne consiste plus à trouver comment faire le travail, mais à trouver comment atteindre les objectifs.

Avez-vous d’autres exemples à partager sur la réalisation de la vision?

Ce blogue est inspiré du livre : Project Leadership, form theory to practice; Pinto, Thomas, Trailer, Palmer and Govekar; Project Management Institute; 1998.

Ce blogue est le septième d’une série que j’ai écrite sur la vision. Allez à http://fr.gerardperron.com/blog/ et cliquez sur les archives.

Gérard Perron, PMP

Expert-conseil en développement économique et organisationnel

 

Il se dit beaucoup de choses sur les tableaux de bord, mais rarement on insiste sur son utilité comme outil rassembleur. Que ce soit pour la gestion d’une organisation ou pour la gestion d’un projet, l’utilité d’un tableau de bord est incontestable. Ce dernier est régi par quelques règles de base. Il doit être :

• clair
• visuel
• être limité à quelques indicateurs clés
• présenter les écarts aux objectifs ou aux normes
• être personnalisé aux clientèles visées (conseil d’administration, équipe de direction, équipe de projet…)

Lorsque je conduis ma voiture, je n’ai pas besoin de savoir la pression d’air dans mes pneus ou ce qui se passe à l’intérieur de mon moteur. Par contre, j’ai besoin de connaître ma vitesse, le volume d’essence qui me reste, si mes clignotants fonctionnent et aussi d’être avertis s’il y a un problème majeur avec le moteur ou les freins, etc. Le tout doit être facile à lire et très visuel.

Si je suis responsable des ressources humaines, j’aurai besoin de savoir le roulement de personnel, l’absentéisme, les dépenses de formation en fonction des prévisions, etc. Ce sont donc des données personnalisées à mes besoins.

Le tableau de bord a aussi une utilité au niveau des communications entre les unités de l’organisation ou entre les membres d’un projet qui travaillent sur des aspects différents. Cette fonction de cohésion est souvent négligée. Il est en effet rare que l’on présente le tableau de bord comme un outil rassembleur. Comme la cohésion d’une équipe et d’une organisation est une préoccupation des leaders, l’utilisation du tableau de bord est intéressante à analyser.

L’information contenue dans le tableau de bord est utile pour aider à comprendre les principaux développements ou les principales préoccupations d’unités avec lesquelles nous sommes moins impliquées. Par exemple, l’évolution de la satisfaction de la clientèle qui est une donnée clé pour le service de mise en marché est aussi une information importante pour le responsable de la production dont les produits ou les services seront utilisés par les clients. Le développement des compétences qui est une donnée clé pour les ressources humaines a une relation avec la qualité des produits et services qui est une préoccupation plus particulière pour la mise en marché.

Nous pouvons ainsi constater que l’information véhiculée par le tableau de bord pourra avoir comme effet de créer des solidarités entre les responsables de secteurs différents. Dans ce sens, il sera intéressant de mobiliser les responsables de différents départements pour créer le tableau de bord qui sera utilisé par l’ensemble. Cet exercice oblige chacun à présenter ses priorités et à comprendre celles des autres. La confection du  tableau de bord aura permis de mieux saisir les différentes préoccupations et son utilisation permettra de rappeler les préoccupations et mieux comprendre leur évolution.

Utilisez-vous beaucoup de tableaux de bord?

Quels sont les principaux indicateurs présentés?

Gérard Perron, PMP

www.gerardperron.com